Управление поставками и контрактами в проекте (Project Contracts Management) – раздел управления проектами, включающий процессы, требуемые для обеспечения поставки продуктов и услуг извне. Включает в себя планирование поставок и услуг, планирование предложений, запрос предложения, выбор источников, администрирование контракта, закрытие контракта [1].

Управление контрактами и поставками в проекте включает процессы, направленные на приобретение извне продуктов и услуг, необходимых для выполнения проекта.

Управление контрактами и поставками в проекте включает [1]:

• Разработку концепции управления контрактами в проекте:

  – проведение маркетинга рынка продуктов и услуг (источники информации, реклама);

  – разработка стратегии управления контрактами (фирмы-заказчика, критерии выбора решений);

  – составление спецификации продуктов и услуг (WBS, дерево ресурсов проекта);

  – определение возможных источников приобретения ресурсов;

  – анализ альтернатив (поставщики, качество, стоимость, риски);

  – утверждение концепции.

• Планирование поставок и контрактов для обеспечения потребностей проекта в необходимых продуктах и услугах:

  – определение потребности проекта в продуктах и услугах (работы и услуги, трудовые ресурсы, поставки, покупки);

  – проведение маркетинговых исследований для определения возможных поставщиков и исполнителей (внутренние и внешние источники информации);

  – выбор метода обеспечения и поддержки контрактов в проекте (реклама, приглашение, переговоры, приобретение);

  – определение типов контрактов;

  – определение титульного списка работ и перечня контрактов в проекте;

  – формирование графика заключения контрактов.

• Организация и подготовка контрактов в проекте:

  – определение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления контрактами;

  – подготовка документации, необходимой для проведения тендера;

  – приглашение на тендерные торги;

  – проведение торгов и выбор претендентов (критерии, методы, и оценки; анализ и оценка предложений, анализ рисков, отбор кандидатов, работа по отвергнутым предложениям);

  – заключение контрактов;

  – разработка системы отчетности и порядка внесения изменений.

• Контроль и регулирование контрактов:

  – организация системы контроля контрактов;

  – учет выполнения работ по контракту;

  – определение состояния и прогноз выполнения работ и их обеспечения;

  – представление отчетности о выполнении контрактов;

  – анализ текущего состояния выполнения контрактов и запросов на изменение (контроль выполнения, финансовый контроль);

  – разрешение споров и разногласий.

• Завершение управления контрактами и поставками в проекте:

  – формальная приемка;

  – заключительный анализ и оценка эффективности обеспечения проекта;

  – закрытие контрактов;

  – заключительный отчет по управлению контрактами в проекте;

  – формирование архива контрактной документации;

  – извлечение уроков.

Под закупками и поставками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проекта ресурсами, т.е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки – это часть хозяйственных отношений, основной правовой формой регулирования отношений при осуществлении закупок, поставок и подрядов является контракт, договор [4].

Торги – это способ закупки товаров, размещения заказов, выдачи подрядов и т.п., при котором выбор подрядчика (поставщика, производителя и т.п.) производится на конкурсной основе [2].

Предмет торгов – конкретные виды работ и услуг. В качестве предметов торгов могут выступать подряды на:

• строительство, реконструкцию, капительный ремонт и т.п.
• выполнение комплексов строительных и монтажных работ и их отдельных частей;
• выполнение комплекса пуско-наладочных работ, инженерно-изыскательских работ;
• разработку ТЭО;
• проектирование;
• управление проектом;
• прочие поставки и услуги, в том числе услуги консультантов.

Участник торгов – лицо, имеющее право принимать участие в торгах, в их подготовке, приведении и утверждении результатов торгов, основные участники:

• заказчик - принимает решение о проведении торгов, назначает организатора, контролирует его работу, определяет условия договора;
• организатор торгов – готовит документы для объявления торгов, формирует тендерный комитет, направляет и контролирует его работу, утверждает результаты торгов, рассматривает апелляции на решение тендерного комитета, ликвидирует тендерный комитет, несет все расходы по подготовке и проведению торгов;
• тендерный комитет – производит сбор заявок, проводит квалификацию претендентов, разрабатывает и распространяет тендерную документацию, производит сбор, хранение, оценку представленных оферт, осуществляет процедуру торгов и ее оформление, определяет победителя, публикует результаты торгов в средствах массовой информации;
• претендент – организация, под чьим именем подана заявка;
• оферент – претендент, приславший тендерное предложение (оферту), подкрепленное банковской гарантией и содержащее его согласие участвовать в торгах на условиях, изложенных в тендерной документации.